Jackie Arnold nemzetközileg elismert tréner és coach aki több évig az angol, francia, spanyol és német AIRBUS társaság mentoraként is dolgozott. Sok cégnek, szervezetnek és magánszemélynek adott útmutatást, és a coaching technikák segítségével számos ügyfelével ért el hathatós sikert. Cikkjében az értő figyelem fontosságára hívja fel a hangsúlyt, melynek segítségével a bonyolult helyzeteket lehet egyszerűbbé tenni.

Értő figyelem a kérdések tisztázására

A tiszta nyelvhasználati készségeket, melyek az üzleti kommunikációban használatosak nevezhetjük akár az értő figyelem egy alappillérének is. Egy üzleti találkozón - még a nemzetköziken is - megfigyelhető, hogy az emberek nagyon figyelnek arra, hogy mit akarnak mondani, s ezzel fontos információk gyakran el-elvesznek. Sajnos így nem csak lényeges közlendők nem jutnak el a célközönséghez, de a beszélő felé is azt sugározzák, hogy valami nincs rendben. Ennek lappangó következménye pedig az, hogy némiképp másokat is érdektelenné tesz.

Annak érdekében, hogy megértsük és kompetensé tegyük beszámolóinkat, szükséges megtanulnunk az értő figyelem technikáját. Ez azt jelenti, hogy a bennünk duruzsoló hangokat el kell távolítanunk. Egy pár mély levegővétellel próbáljuk meg belső intuíciónkat mélyíteni, a közlendőnk kifelé való irányítására. A hatást úgy lehet elérni, ha félre tudjuk tenni az előfeltételezéseinket azzal kapcsolatban, hogy kiből mit vált ki üzenetünk. Próbáljunk meg rájuk ítélkezés nélkül, majdhogynem semlegesen figyelni.

Jackie Arnold nemrégiben megfigyelőként vett részt egy találkozón és a következőt vette észre: Arra fókuszált, hogy a találkozó szereplői miként kommunikálnak egymással. Megbízott coachként feladata volt még, hogy adjon visszajelzést az igazgatónak, hogy miként használja a vezetői képességeit, azaz hogyan viselkedik. A megbeszélésen analizálta Arnold, hogy az igazgató beszédmenetét mennyire befolyásolták a gondolatai, mennyire zavarta meg ez őt. Volt jó pár előfeltételezése, sőt azt gondolta, hogy néhány dologgal eleve tisztában van a hallgatóság. Nem mellékes az sem, hogy az esetleges félreértések tisztázására sem tett fel ellenőrző rövid kérdéseket. Nézzük meg egy összehasonlító gondolatot:

I mint igazgató J mint Jackie javaslatai

I: Eldöntöttem, hogy ezzel kapcsolatban teszünk lépéseket és biztos vagyok benne, hogy az előzetes felmérések jó irányba mutatnak

J: Értem, de mégis mik voltak az eredmények?

I: Nos, az ellenőrzések megtörténtek és kianalizáltuk a múltban elkövetett hibákat.

J: Értem. Szóval azt feltételezzük, hogy ezek nem fognak újra megtörténni és nem kell majd rajtuk korrigálni?

A részletből egyértelműen látszik, hogy a probléma forrása ki lett jelölve, viszont azzal nem foglalkoztak, hogy a jövőben egy hasonló hibát hogyan lehetne elkerülni. Mi történik akkor, ha egy ilyen probléma merül fel a közeljövőben? Hogyan fogja ez lesújtani a csapatot? Milyen további terheket fog róni az igazgató vállára? Felmerülhetnek-e másfajta előfeltételezések, ha csak ezt az utat vizsgálják tovább?

Jackie Arnold javaslata a további tisztázáshoz:

Értem a szituációt, de mégis milyen ellenőrzéseket végeztek pontosan?

Különösképpen mik működtek rosszul?

Van valami, ami biztosít minket arról, hogy ez ne forduljon elő újra?

Az értő figyelem segíthet abban, hogy rájöjjünk milyen lehetőségeket hagytunk ki az üzenetekből. Mi több bátran merjünk feltenni kérdéseket, mert ez jó esetben előremozdítja a beszéltetést. Az előadót büszkeséggel fogja eltölteni, ha a hallgatóság érdeklődést mutat és motivált abban, hogy előrejussanak a kérdéses ügyekben. Amikor egy csoport figyelmes, akkor jobban bele tudja magát élni a helyzetbe és újabb mérföldkövet lehet megtenni közös erővel. Nem pedig csak egy újabb értekezlet végére tehetnek pontot, ami sajnos nagy általánosság. Az akcióorientált megbeszélés eredménye megmutatkozik a produktivitásban, mert mindenki jobban fog a saját feladatára összpontosítani és nagyobb kedvvel fogja végezni azt. Okok: mert belelátnak a folyamatba, tudják a célt és támogatva érzik magukat. A hathatós csoportmegbeszélések redukálják az újra és újra ugyanabból gyökerező problémák átbeszélését is.

Arnold szerint az értő figyelem, a tiszta beszéd és a megfelelő technikájú kérdéssorozatok az új lépései a hatékony kommunikációnak. A munkavállalók sokkal elkötelezettebbé válhatnak a feladataik iránt és úgy érezhetik, hogy jobban megbecsülik őket. Ezek tiszta következménye pedig a profit, a nagyobb produktivitás. A megvonás és a szigorú mértékletesség idején, nem ez lenne minden szervezet álma?

Forrás: http://www.coach4executives.com/2013/01/10/mindful-listening-and-clean-questions/

Galgovszki L. András
Business and Life Coach