Coachként és magánemberként is egyaránt küldetés számomra, hogy önkéntes munkát végezzek. Ezt meg is teszem, hetente néhány órát lakóhelyem egyik non profit szervezetében tevékenykedem ellentételezés nélkül, a köz javára. Már első ottlétemkor szembesültem a rengeteg, hónapok óta megoldatlanul, befejezetlenül álló, jobbra-balra tologatott, halogatott feladattal. Félreértés ne essék, a szervezet vezetője rengeteget, megítélésem szerint túlságosan is sokat dolgozik, vállal. Hajnaltól éjszakába nyúlóan, gyakorlatilag heti hét napon igyekszik mindenkinek megfelelni, saját és mások megelégedésére ellátni hivatalát, ennek ellenére úgy tűnik, hogy össze-összecsapnak feje fölött a hullámok.
Tipikusan olyan vezetőről van szó, aki szeret mindenben részt venni, mindenhol jelen lenni, mindenről tudni. Akinek minden „projekthez”, legyen az akár a legegyszerűbb, legkisebb horderejű feladat van ötlete, meglátása, véleménye, aki mindenben segít, mindenhez hozzátesz, vagy éppen elvesz, de a lényeg, hogy „belenyúl”. Bizonyos szempontból álomfőnök, hiszen ő az, akinek mindenkihez van egy kedves szava, aki, ha látja, hogy nem boldogulsz a feladatoddal, empatikusan odaáll melléd, segít, telefonál, beleír, aki így azonban menthetetlenül szétforgácsolódik az ügyekben, elaprózódik a kapott és felvállalt feladatok között.
Delegálás. A kifejezés jelentése: megbízni, meghatalmazni, feljogosítani, feladatokat átruházni, továbbadni. Leegyszerűsítve egy olyan vezetői kompetenciáról van szó, amely önálló feladatok csoportok, komplex munkafeladatok beosztottakra történő átruházását, a teendők szétosztását jelenti, és amely a hatékony szervezeti működés elengedhetetlen kelléke. Legyen szó ugyanis bármilyen kis létszámú szervezetről, tudni kell, hogy az az egyszemélyes vezető által megvalósított kézi irányítással, delegálás nélkül nem működtethető, vagy igen, de annak már rövidtávon is komoly összegekben mérhető ára lehet.
A szakirodalom 4K-nak nevezi a hatékony vezetővé váláshoz szükséges un. kritikus vezetői készségeket, amelyek egyike a kivitelezési készség. Ez magában foglalja a munka helyes elosztását (delegálás), a motiválást és a kommunikációt.
Sok vezető, különböző vélt, vagy valós kifogások mentén, de mégis ódzkodik a delegálástól. „Én jobban tudom”, „más úgysem képes olyan szinten elvégezni a feladatot, mint én”, „nincs időm, energiám arra, hogy elmagyarázzam, mit kell csinálni, majd ne értse meg és végül akkor is az én gondom maradjon” és így tovább. Jó, ha tudjuk azt, is, hogy a nem delegálás hátterében legtöbbször a félelmek állnak. Történetesen a vezetők azon frusztrációja, hogy a beosztottja nem tudja színvonalasan elvégezni az adott munkát, vagy pont, hogy az ellenkezője, hogy az érintett munkavállaló olyan jól teljesít, hogy az csorbítja a vezetői tekintélyt.
Vannak persze nem átruházható feladatok, ilyenek például azok, amelyek kifejezetten az adott vezető feladat-, és hatáskörébe tartoznak, így az irányvonali, stratégiai kérdések, bizalmas információkat tartalmazó feladatok, bizonyos munkáltatói jogkörgyakorlással összefüggő ügyek, tipikusan a fegyelmezéssel, jutalmazással kapcsolatos döntések, a delegált feladatok és mindaz, amelyhez az adott vezető szakértelmére, tapasztalatára van szükség, egyszóval, amit csak ő tud megcsinálni. Bár ez utóbbi esetben érdemes elgondolkodni azon, hogy mit lehet tenni annak érdekében, hogy az érintettek a jövőben alkalmasak legyenek ezen feladatok, vagy legalább azok egy részének elvégzésére is.
Coaching szempontból jó hír, hogy a delegálás bizony tanulható, az erre való készség és képesség, „urambocsá’” hajlandóság egy coach segítségével kiválóan fejleszthető. Mi kell hozzá? Az, hogy vezetőként belássuk, nem vagyunk mindenhatók és nincs is rá szüksége sem a szervezetnek, sem pedig a beosztottjainknak. Az, hogy kellő bizalommal forduljuk a kollégákhoz, hogy világosan húzzuk meg a határokat, hogy tudomásul vegyük, hogy erőnk, energiánk véges és a mi napunk is csak 24 órából áll.
Az, hogy elfogadjuk, hogy a feladatok többsége nem csak egyféleképpen, az általunk kizárólag jónak tartott módon abszolválható, hogy legyünk büszkék a beosztottak kreatív és jó megoldásaira, hiszen vezetői sikerességünk egyik alapja a szervezeti működés hatékonysága. Az, hogy tudjuk, a delegálásra fordított idő többszörösen megtérül. Az, hogy fogadjuk el, hogy felnőtt embereket irányítunk, akik kellő informáltsággal, az általunk kialakított bizalmi légkörben sokkal inspiratívabbak lesznek, nagyobb és jobb teljesítményt nyújtanak, és akik hajlandók is felvállalni az ezzel járó felelősséget.
A delegálás folyamatát az alábbi ábra jól mutatja:
Nem kívánok a folyamatábra részletes elemzésébe bocsátkozni, azonban néhány kulcs momentumot kiemelnék. Így azt, hogy az első lépés minden esetben a tevékenységek számba vétele, a-tól z-ig, majd az így összeszedett teendők szortírozása azon elv mentén, hogy melyek azok, amelyeket mások jobban, hatékonyabban el tudnak látni, amelyek jellegüknél fogva motiválók, inspirálók az egyes beosztottak vonatkozásában. A delegálás másik kulcs kérdése, hogy kire történjen.
A kívánt eredmény nyilvánvalóan csak akkor valósul meg, ha a feladatot minden tekintetben kompetens személy kapja meg, aki tisztában van vele, hogy milyen teljesítményt, milyen határidőre, milyen minőségben várnak el tőle. Tehát a delegálás harmadik kulcs momentuma a tiszta, oda-visszacsatoláson alapuló kommunikáció. Végül, de nem utolsó sorban, a hatékony delegáláshoz nélkülözhetetlen az ellenőrzés, ami részben menet közbeni csekkinget, részben pedig a végeredmény kontrollját és az ezekhez kapcsolódó visszacsatolást jelenti.
A coaching folyamat a vezetővel nem csak azt láttatja és tudatosíttatja, hogy feladat átruházás hiányában szétforgácsolja magát, értékes idejét, energiáit pazarolja el, hatékonysága, sőt sok esetben tekintélye is csökken, hanem azt is, hogy a „minden lében kanál” hozzáállása ellehetetleníti a beosztottak szakmai fejlődését, kreativitását, azt, hogy használják és fejlesszék képességeiket, tudásukat. Rendszerszemléletben tehát az egész szervezet károsodik, megoldatlan feladat hegyeket, határidőcsúszásokat, elaprózódást, plusz költségeket, beosztotti motiválatlanságot, felelősség elkerülést, döntésképtelenséget, végső soron frusztrációt, és egyébként indokolatlan fluktuációt eredményezve.
Ha vezetőként részben, vagy egészben magunkra ismertünk a cikkben, érdemes elgondolkodni a változtatáson és mondjuk a coaching segítségével megtanulni a delegálás művészetét, megteremtve ezáltal egy termékeny munkahelyi környezetet, valamint munkánk és magánéletünk nagyobb egyensúlyát, saját, alkalmazottaink és családunk megelégedésére egyaránt. És bár a delegálást, mint témát, alapvetően az üzleti szférához, a hivatalos élethez kötjük, véleményem szerint a magánéletben, a mindennapokban sem megkerülhető tényező.
Egy egészségesen és hatékonyan működő családi környezethez elengedhetetlen ugyanis, hogy mindenkinek meg legyenek a feladatai, mindenki tudja, hogy mit, hol, mikor kell csinálnia, mit kell hozzátennie az egészhez, miben kell részt vennie, ahhoz gördülékenyen, a lehető legkevesebb feszültséggel, pénzt, időt, energiát megspórolva haladjon a család szekere.
A jelszó tehát, legyen szó munkahelyről, vagy családi életről: delegálj!
Dr. Füzi Mariann life és business coach
De mi a helyzet ma? Miért olyan népszerű még mindig ez a mondat annak ellenére, hogy a törvényes munkaidő napi 8 óra, illetve heti 40 óra? A válasz kézenfekvő: sok ember ennél többet kénytelen dolgozni ahhoz, hogy az elvárásokat, előírt határidőket tartani tudja. A munka és a magánélet egyensúlyának hiánya óriási probléma, szélsőséges esetben a családi és baráti kapcsolatok megszűnéséhez, teljes beszűküléshez vezet.
- Egy olyan tünetegyüttest sikerült kimutatnunk a modern társadalmakban, amelyet a közelmúltig nem ismertek fel – fogalmazott 