Különösnek tűnhet a kérdés, azonban a válasz korántsem biztos, hogy annyira egyértelmű.

Gondoljuk végig egy munkanapunkat: mikor hajtunk végre és oldunk meg feladatokat, hozunk döntéseket? - Igen, rengetegszer, mondhatnánk, hiszen ebből (is) áll bármilyen munka.

És hányszor gondoljuk át, hogy mit miért csinálunk? Hogy csinálhatnánk-e jobban, gyorsabban, másképp? Esetleg máskor? Vagy másokkal? - Valószínűleg ezt már sokkal ritkábban.

Vajon miért?

Ez így valójában „kényelmes”, hiszen megszoktuk, mit kell tennünk, mi hogyan működik, mi a napi rutinunk része. Ezen kívül azzal, hogy van egy csomó minden, amit csinálhatunk, fontosnak és elfoglaltnak érezhetjük magunkat. Ráadásul elégedetté tesz minket, sőt megkönnyebbülünk, ha kipipálgathatjuk az elvégzett teendőinket – akármi legyen is az.

Így hát könnyű belekerülni a mókuskerékbe, amikor csak végrehajtjuk a ránk bízott feladatokat, nem igazán kérdőjelezzük meg, hogy miért és hogyan csináljuk, mert az szinte eszünkbe sem jut.

Na meg persze mikor is lenne erre időnk… Mindenki siet és rettenetesen elfoglalt, rengeteg a munka, sok a találkozó, tárgyalás, megbeszélés, vagy épp kávé a kollégákkal… közben pedig, ha mégis akad időnk, a telefonunkat bújjuk. Még akkor is, ha egy pár perc nyugalom önmagunkban-önmagunkkal sokkal hatékonyabbá tehetne bennünket.

Ezt bizonyította egy, a Harvard Business School által nemrégiben közzétett kutatás[1], mely szerint, ha egy kis időt tudnánk szakítani teendőink átgondolására, sokkal eredményesebbek lehetnénk.

A kutatás során érdekes kísérleteket végeztek, melyekkel pontosan azt vizsgálták, hogyan növeli a feladatok átgondolása a teljesítményt. 

Az első kísérletben például fejtörőket kellett megoldaniuk a résztvevőknek, akiket három csoportra osztottak. Az első csoport tagjai egy sor feladat után pár percben átgondolták és leírták, hogy milyen stratégiát alkalmaztak a megoldások során; a második csoport ugyanezt hajtotta végre, azzal a különbséggel, hogy ők úgy tudták, hogy a jegyzeteiket majd meg fogják osztani a későbbi résztvevőkkel, míg a kontrollcsoport „megállás nélkül”, egymás után csinálta a fejtörőket.

A kísérlet során az első két csoport 18%-kal jobban teljesítette a második sorozat fejtörőt, mint azok, akik nem álltak meg közben. Ráadásul azok, akik átgondolták, amit csináltak, hatékonyabbnak és kompetensebbnek is érezték magukat, mint azok, akik nem szántak időt erre.

Ezt a kísérletet végül valós munkakörnyezetben is elvégezték, egy call center három hetes tréningje alatt. Itt az első csoport minden nap 15 percet szánt a tanultak átgondolására, míg a második csoport ezen kívül meg is osztotta egymással a jegyzeteit.

Az eredmények egészen meglepő különbségekre világítanak rá: azok, akik átgondolták a tréninget naponta, végül 22,8%-kal jobban, akik meg is osztották egymással, 25%-kal magasabb szinten teljesítettek, mint azok, akik nem fordítottak erre időt (ugyanakkor pontosan ennyi idővel tovább dolgoztak).

Ezek után tehát érdemes feltennünk a kérdést, hogy hogyan is léphetünk ki a mókuskerekünkből, hogyan lehetünk mi is eredményesebbek?

  1. Gondoljuk át a feladatainkat: melyek azok, amelyeknek legkevesebb az értéke, legkevésbé hasznosak? El lehet ezeket hagyni? Le lehet delegálni vagy kiadni másnak? Át lehet alakítani? Ha bármelyikre igen a válasz, ne habozzunk megtenni!
  2. Tervezzük a hetünket/hónapunkat pár (1-3) prioritás mentén, amelyeket ez alatt az idő alatt el szeretnénk végezni, és legyünk ezek mellett elkötelezettek (osszuk meg tervünket a kollégákkal, főnökünkkel).
  3. Próbáljunk úgy dolgozni, hogy legyen minél hosszabb megszakítatlan időnk a legfontosabb feladatainkra (ideális esetben ez négy óra)
  4. A legtöbb figyelmet igénylő feladatokat akkorra tegyük, amikor frissek vagyunk, vagy osszuk több részre.
  5. Ha nagyobb problémát kell megoldanunk, akkor „aludjunk rá egyet”, ami természetesen nem feltétlen jelent „tényleges alvást”, sokszor egy pár perces más jellegű tevékenység is felfrissíti az agyat ahhoz, hogy friss szemmel nézve gyorsabb és jobb megoldást találjunk.

Mit tehet a főnök?

Mindezek mellett egy munkahelyen természetesen rendkívül sok múlik a vezetőségen is, mennyire halmozza el (túl) a munkatársait, és mennyire támogatja a feladatok újra- és átgondolását.

A vezetők úgy segíthetnek, ha biztosítják a munkavégzéshez megfelelő, megszakítatlan időt, átgondolják a meetingeket és a személyes találkozókat (azok legyenek ott, akiknek kell, illetve csak annyi ideig tartsanak, amennyi ideig tényleg szükséges), és valójában támogassák a dolgozók ötleteit, gondolatait, melyek szintén nagyon sokat segíthetnek a hatékonyság növelésében – és ennek „mellékhatásaként” a munkatársak is elégedettebbek lesznek.

Mindezek mellett a coaching rendkívül jól alkalmazható ebben a folyamatban (mind a vezető, mind a munkatársak számára), mert támogat abban, hogy alaposan át tudjuk gondolni a prioritásainkat, és segít saját erőforrásainkból gyorsan, személyre szabott megoldásokat találni.

Katona Emese
Business Coach

Források:

 

[1] A teljes tanulmány letölthető: http://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=2414478