Felgyorsult világunkban egyre többen, egyre gyakrabban érzik úgy, bárcsak több órából állna egy nap. Ha erre nincs is lehetőség, néhány alapszabály következetes alkalmazásával a legtöbbet hozhatjuk ki időnkből.

A Psychology Today cikke tíz pontba sűrítette a hatékony időbeosztás alapelveit. A jó tanácsok sikeres és aktív személyiségek tapasztalatait, bevált módszereit tükrözik.

1. Ne keverjük össze a produktivitást az elfoglaltsággal! A legtöbbet termelő-teremtő emberek közül sokan számszerűen nézve kevesebb időt töltenek munkával, mint a túlhajszolt, a tornyosuló feladatok árnyékában dolgozók. „Nem elég szorgosnak lenni, a hangyák is azok. Az a kérdés, miben vagyunk szorgalmasak?” –ahogy Henry David Thoreau, amerikai író, filozófus írta.

2. A sürgős és a fontos nem ugyanaz! Az utolsó percben beeső feladatok gyakran kevésbé fontosak, mint amelyek elvégzését megnehezítik, vagy épp veszélybe sodorják. Tanuljunk meg nemet mondani!

3. Az időbeosztás kulcsa a helyes önmenedzselés! Sok kis tényező összjátéka segíthet, hogy ne folyjanak el napjaink. Ha jobban kommunikálunk, megtanulunk nemet mondani, tisztában vagyunk céljainkkal, az idő strukturálása is könnyebbé válik.

4. Emlékezz a 80/20-as szabályra! Régi tanulság, hogy a fontos feladatok 80 százalékát rendszerint a tevékenységek 20 százalékában végezzük el. Ezért érdemes az aktuális feladatok legfontosabb egyötödére koncentrálni, hogy végül elégedettnek érezhessük magunkat.

5. Tervezd meg a napod! A határidőnaplók közül azok működnek a legjobban, amelyek legalább egy üres oldalt (vagy képernyőt) hagynak egy-egy napra.

6. Tudatosan válaszd el a rögzített feladatokat a szabadon beosztható időtől! Érdemes a mások felé tett vállalásaink, kötelességeink által szigorú keretek közé szorított feladatainkat (például a találkozókat, értekezleteket) előre „kőbe vésni”. A fennmaradó órákat kell a lehető legjobban gazdálkodva beosztani.

7. Lista a teendőkről. Minden reggel szedjük lajstromba aznapi teendőinket, kitűzött céljainkat! Nem tart sokáig, de nagy segítség, ha előre szembenézünk a kihívásokkal.

8. Rangsorolni, rangsorolni, rangsorolni. A reggel számba vett teendőket érdemes három kategóriába sorolni: A, B és C – „muszáj”, „lényeges” és „talán” – minősítéssel lássuk el a feladatainkat! Összetett feladatok esetén fontos azokat részletekre bontani, és azok között is beazonosítani e három kategória elemeit.

9. Megvalósítás, ellenőrzéssel. Egy adott napon rendelkezésre álló időben az „A” csoport feladatainak megvalósítására összpontosítsunk! Jelezzük pipával, ha végeztünk egy-egy tétellel a listánkon, ez pozitív visszaigazolást ad! A fentiekből is következik, hogy ha a napi lista egyötödét is sikerül csupán teljesíteni, azzal is 80 százalékos eredményt érhetünk el, ha figyelembe vesszük az egyes ügyek fontosságát.

10. Görgethető feladatok. A legritkább esetben kerül pipa minden feladat mellé egy adott napi listán. Jobb ezzel megbarátkozni, és a megmaradt teendőket továbbvinni a következő napra, amikor újra rangsorolhatjuk az aktuális ügyeket.